Legal
Términos y Condiciones del Servicio
Versión vigente desde el 22 de julio de 2026 · Propiman S.A.S. · Medellín, Colombia
1. Quiénes somos y aceptación de estos términos
Propiman S.A.S. (en adelante, «Propiman»), sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Medellín, Antioquia, es la titular y operadora de la plataforma de software como servicio (SaaS) disponible en propiman.com y sus subdominios (en adelante, la «Plataforma»).
Estos Términos y Condiciones (los «Términos») regulan el acceso y uso de la Plataforma. Al crear una cuenta, contratar un plan o usar la Plataforma de cualquier forma, el Cliente declara que los ha leído y los acepta íntegramente. Si no está de acuerdo, debe abstenerse de usar la Plataforma. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.
2. Definiciones
- Cliente: la persona natural o jurídica que contrata la Plataforma para la administración de propiedad horizontal (típicamente, una empresa administradora o un administrador profesional).
- Organización: el espacio de trabajo del Cliente dentro de la Plataforma, que agrupa sus copropiedades, unidades, residentes y usuarios.
- Unidades: los apartamentos, casas, locales u otros bienes privados administrados a través de la Plataforma; son la base de la facturación.
- Usuarios: las personas autorizadas por el Cliente para acceder a su Organización.
- Residentes: los copropietarios, arrendatarios y demás personas vinculadas a las copropiedades que el Cliente administra, cuyos datos el Cliente carga o gestiona en la Plataforma.
3. Objeto del servicio
La Plataforma es una herramienta de software para la gestión de propiedad horizontal: recaudo y conciliación, comunicaciones, asambleas, PQR, mantenimiento y demás módulos que Propiman ofrezca en cada momento. La Plataforma es una herramienta de apoyo a la gestión: la administración de cada copropiedad, sus decisiones y el cumplimiento de la Ley 675 de 2001 y demás normas aplicables son responsabilidad exclusiva del Cliente.
El servicio se ofrece con destino a la actividad profesional o empresarial del Cliente (relación entre empresas). El Cliente declara que contrata la Plataforma dentro del giro de sus negocios.
4. Cuenta y seguridad
- El Cliente debe suministrar información veraz, completa y actualizada al registrarse y mantenerla así durante la relación.
- El Cliente es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada desde sus cuentas de Usuario. Debe notificar de inmediato a Propiman cualquier uso no autorizado.
- Propiman puede suspender cuentas ante indicios razonables de fraude, abuso, riesgo de seguridad o incumplimiento de estos Términos.
5. Planes, precios y facturación
- Los planes se facturan en pesos colombianos (COP) según el número de Unidades administradas y las características del plan contratado, conforme a la información publicada en propiman.com o acordada por escrito.
- La facturación es periódica y anticipada. Los valores no incluyen IVA ni otros impuestos aplicables, que se agregarán cuando corresponda.
- Períodos de prueba: cuando se ofrezcan, terminan automáticamente al vencer el plazo indicado; al finalizar, el acceso puede limitarse hasta que el Cliente contrate un plan.
- Mora: el no pago faculta a Propiman para suspender el acceso a la Organización previa notificación razonable y, de persistir, para terminar el contrato. La suspensión no exime del pago de los valores causados.
- Propiman puede modificar los precios con un preaviso mínimo de treinta (30) días calendario por correo electrónico o dentro de la Plataforma. El uso posterior a la entrada en vigencia del nuevo precio constituye aceptación; en caso contrario, el Cliente puede terminar el contrato antes de esa fecha sin penalidad.
6. Pagos de residentes — Propiman no es entidad financiera
Los pagos de cuotas de administración y demás recaudos de cada copropiedad se procesan a través de pasarelas de pago de terceros (actualmente Wompi S.A.S.) contratadas por y a nombre de cada copropiedad o del Cliente, de modo que los fondos fluyen directamente a las cuentas bancarias de la copropiedad. Propiman nunca recibe, custodia ni administra dineros de las copropiedades ni de los Residentes, no es entidad financiera, no capta recursos del público y no presta servicios de pago. La relación con la pasarela se rige por los términos de dicho tercero, y las disputas sobre transacciones deben tramitarse ante la pasarela o la entidad financiera correspondiente.
7. Disponibilidad del servicio, mantenimiento y soporte
La Plataforma se suministra «tal como está» y «según disponibilidad». Propiman emplea esfuerzos comerciales razonables para mantener la Plataforma disponible de forma continua; sin embargo, no garantiza niveles de disponibilidad, continuidad, ausencia de errores ni tiempos de respuesta o de recuperación determinados, y el Cliente reconoce que ningún software está exento de interrupciones.
- Mantenimientos: Propiman puede realizar mantenimientos programados (procurando avisar con antelación razonable y en horarios de bajo uso) y mantenimientos de emergencia sin aviso previo.
- Dependencia de terceros: la operación depende de servicios de terceros ajenos al control de Propiman — entre otros, proveedores de infraestructura y nube, WhatsApp/Meta Platforms, pasarelas de pago, proveedores de correo y telecomunicaciones. La indisponibilidad, cambios de políticas, límites o fallas de esos terceros no constituyen incumplimiento de Propiman.
- Soporte: se presta por los canales indicados en la Plataforma (correo y/o WhatsApp), en días y horas hábiles de Colombia, bajo un modelo de mejores esfuerzos y por orden de prioridad razonable. Los tiempos de respuesta que se publiquen son estimados, no garantías contractuales.
- Sin compensación por indisponibilidad: en la máxima medida permitida por la ley, las interrupciones o degradaciones del servicio no generan derecho a indemnizaciones, descuentos ni reembolsos, salvo acuerdo escrito en contrario.
- Deber de mitigación del Cliente: el Cliente debe mantener copias o soportes propios de la información crítica para su operación (actas, contabilidad oficial, títulos) y no depender de la Plataforma como único repositorio de documentos legalmente exigibles.
8. Obligaciones del Cliente sobre los datos de Residentes
Respecto de los datos personales de Residentes y terceros que el Cliente cargue o gestione en la Plataforma, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012, y Propiman actúa como Encargado del Tratamiento por cuenta del Cliente. En consecuencia, el Cliente declara y garantiza que:
- cuenta con la autorización de los titulares o con otra base legal válida para tratar esos datos y para transmitirlos a Propiman, incluido el envío de comunicaciones por WhatsApp, correo y otros canales habilitados;
- atenderá las consultas y reclamos de los titulares en su calidad de Responsable, con la cooperación razonable de Propiman;
- usará los canales de comunicación (incluido el bot de WhatsApp) conforme a la ley y a las políticas de los proveedores (p. ej., las políticas de mensajería de Meta), absteniéndose de spam o contenidos ilícitos.
Propiman tratará dichos datos únicamente para prestar el servicio, conforme a su Política de Tratamiento de Datos, y mantendrá medidas de seguridad razonables.
9. Funcionalidades con inteligencia artificial
Algunos módulos utilizan modelos de inteligencia artificial (p. ej., el asistente de datos, el bot de WhatsApp y la conciliación asistida). Sus resultados son apoyos informativos que pueden contener errores u omisiones y no constituyen asesoría legal, contable ni financiera. El Cliente debe verificar los resultados antes de tomar decisiones con efectos jurídicos, contables o económicos. Propiman no responde por decisiones adoptadas con base en resultados generados por IA sin verificación del Cliente.
10. Uso aceptable
El Cliente se obliga a no:
- usar la Plataforma para fines ilícitos, fraudulentos o contrarios a estos Términos;
- intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de terceros, ni interferir con la operación o seguridad de la Plataforma;
- realizar ingeniería inversa, copiar, revender, sublicenciar o poner la Plataforma a disposición de terceros fuera de su Organización;
- cargar contenido que infrinja derechos de terceros o normas vigentes.
11. Propiedad intelectual
La Plataforma, su código, diseño, marcas, logos y documentación son propiedad de Propiman o de sus licenciantes. Estos Términos otorgan al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar la Plataforma durante la vigencia del contrato, únicamente para su operación interna. Los datos que el Cliente carga son y seguirán siendo del Cliente (o de los titulares correspondientes); Propiman solo los usa para prestar el servicio y para generar información estadística agregada y anonimizada.
12. Datos del Cliente: exportación y retención
- Durante la vigencia del contrato, el Cliente puede exportar su información mediante las funcionalidades disponibles.
- Terminado el contrato, Propiman conservará los datos de la Organización por un período razonable no menor a treinta (30) días calendario, durante el cual el Cliente puede solicitar una exportación. Vencido ese plazo, Propiman podrá suprimirlos definitivamente, salvo los que deba conservar por obligación legal.
13. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la legislación colombiana, y salvo en casos de dolo o culpa grave de Propiman (artículos 63 y 1522 del Código Civil):
- Propiman no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio, pérdida de información atribuible a causas ajenas a Propiman, daño reputacional ni perjuicios derivados de decisiones del Cliente basadas en la información de la Plataforma;
- la responsabilidad total acumulada de Propiman por cualquier reclamación derivada del contrato no excederá el valor efectivamente pagado por el Cliente a Propiman durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio lugar a la reclamación;
- Propiman no responde por hechos de terceros (incluidos los proveedores del numeral 7), por fuerza mayor o caso fortuito, ni por el uso indebido de la Plataforma por parte del Cliente o sus Usuarios.
Se consideran eventos de fuerza mayor o caso fortuito, entre otros: fallas generalizadas de internet o de telecomunicaciones, indisponibilidad de proveedores de nube o infraestructura, ataques informáticos de terceros (incluidos DDoS), cortes de energía, actos de autoridad, y en general todo hecho imprevisible o irresistible ajeno al control razonable de Propiman.
14. Indemnidad
El Cliente mantendrá indemne a Propiman frente a reclamaciones de terceros (incluidos Residentes y autoridades) originadas en (i) el incumplimiento de estos Términos por el Cliente o sus Usuarios, (ii) el tratamiento de datos personales del cual el Cliente es Responsable, o (iii) el contenido que el Cliente cargue o las comunicaciones que envíe a través de la Plataforma.
15. Terminación
- El Cliente puede terminar el contrato en cualquier momento desde la Plataforma o mediante aviso escrito; la terminación surte efectos al final del período ya facturado, sin derecho a reembolso de períodos en curso, salvo que la ley disponga otra cosa.
- Propiman puede terminar el contrato: (i) con preaviso de treinta (30) días calendario; o (ii) de forma inmediata ante incumplimiento grave, mora persistente, uso ilícito o riesgo para la seguridad de la Plataforma o de terceros.
- A la terminación aplica el régimen de retención y exportación del numeral 12.
16. Modificaciones de los Términos
Propiman puede modificar estos Términos. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos treinta (30) días calendario de antelación por correo electrónico o dentro de la Plataforma. El uso de la Plataforma después de la entrada en vigencia de los cambios constituye aceptación. La versión vigente estará siempre publicada en propiman.com/terminos con su fecha.
17. Ley aplicable y resolución de controversias
Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de Medellín, Antioquia, sin perjuicio de las normas imperativas sobre competencia. Las partes procurarán primero una solución directa de buena fe dentro de los treinta (30) días siguientes a la reclamación escrita.
18. Disposiciones finales
- Notificaciones: a Propiman, en gerencia@propiman.com; al Cliente, en el correo registrado en su cuenta.
- Cesión: el Cliente no puede ceder el contrato sin autorización escrita de Propiman. Propiman puede cederlo dentro de procesos de reorganización empresarial, informando al Cliente.
- Divisibilidad: la nulidad o ineficacia de una cláusula no afecta las demás.
- No renuncia: la falta de ejercicio de un derecho no implica su renuncia.
- Acuerdo íntegro: estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos y las condiciones particulares del plan contratado, constituyen el acuerdo completo entre las partes sobre su objeto.