Legal
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Versión vigente desde el 22 de julio de 2026 · Propiman S.A.S. · Medellín, Colombia
1. Responsable del tratamiento
Propiman S.A.S., con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia, correo electrónico gerencia@propiman.com y sitio web propiman.com (en adelante, «Propiman»), es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política, expedida en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y el artículo 15 de la Constitución Política.
2. Los dos roles de Propiman
Por la naturaleza del servicio, Propiman actúa en dos calidades distintas, con regímenes diferentes:
- Como Responsable del Tratamiento respecto de: (i) los datos de sus clientes, usuarios y contactos comerciales; (ii) los datos de prospectos empresariales; y (iii) los datos de visitantes de propiman.com. A estos tratamientos se refiere principalmente esta política.
- Como Encargado del Tratamiento respecto de los datos personales de residentes, copropietarios y terceros que los clientes (empresas administradoras y administradores de propiedad horizontal) cargan y gestionan en la plataforma. En estos casos el Responsable es el cliente — la administradora o la copropiedad — y Propiman trata los datos únicamente por cuenta y bajo las instrucciones de aquel, para prestar el servicio contratado. Las consultas y reclamos de residentes sobre esos datos deben dirigirse en primer término a su administración; Propiman cooperará con el Responsable para atenderlos.
3. Datos que tratamos y su origen
- Datos de clientes y usuarios: identificación (nombre, documento, NIT), contacto (correo, teléfono, dirección), cargo, información de facturación y pago, y registros de uso de la plataforma (accesos, acciones, soporte). Origen: el propio titular o el cliente que lo autoriza como usuario.
- Datos de prospectos empresariales: razón social, NIT, datos de contacto empresarial (correo, dirección, municipio), actividad económica y representante legal, obtenidos de fuentes de acceso público — en particular los registros mercantiles administrados por las cámaras de comercio y el RUES — o suministrados por el propio interesado (formularios del sitio, eventos, referidos). Se usan exclusivamente para contacto comercial entre empresas.
- Datos de visitantes del sitio web: datos técnicos y de navegación recolectados mediante cookies y tecnologías similares (ver numeral 8), y los datos que el visitante suministre en formularios (solicitud de demo, agendamiento).
- Comunicaciones: los mensajes intercambiados con Propiman por correo, WhatsApp u otros canales de soporte y ventas.
Propiman no solicita ni trata deliberadamente datos sensibles ni datos de menores de edad para sus propias finalidades. Cuando un cliente cargue datos de menores en su calidad de Responsable (p. ej., residentes menores de edad), corresponde al cliente contar con la autorización de los representantes legales.
4. Finalidades del tratamiento
Como Responsable, Propiman trata los datos para:
- crear y administrar cuentas, prestar la plataforma y sus funcionalidades, y dar soporte;
- facturar, gestionar cobros y cumplir obligaciones contables y tributarias;
- enviar comunicaciones transaccionales y, con la posibilidad permanente de opt-out, comunicaciones comerciales sobre el producto;
- realizar prospección comercial entre empresas (contacto por correo u otros canales a empresas del sector, con base en datos de fuentes públicas), incluyendo la medición del interés en dichas comunicaciones;
- analizar el uso del sitio y de la plataforma para mejorar el producto (analítica, incluida la reproducción de sesiones del sitio público);
- cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades;
- gestionar la seguridad de la plataforma y prevenir fraude.
Como Encargado, Propiman trata los datos de residentes únicamente para ejecutar las funcionalidades que el cliente utiliza (recaudo, comunicaciones, asambleas, PQR, y demás módulos), conforme al contrato de servicio y a las instrucciones del cliente.
5. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular puede:
- conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales (incluidos los datos de naturaleza pública);
- ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
- presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos;
- revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida;
- acceder gratuitamente a sus datos personales.
Si usted recibe comunicaciones comerciales de Propiman y no desea recibirlas más, puede pedir la supresión de sus datos de contacto usando el enlace o instrucción de baja incluido en cada comunicación, o escribiendo al canal del numeral 6. La solicitud se atenderá sin costo.
6. Canal de atención, consultas y reclamos
Canal único para el ejercicio de derechos: gerencia@propiman.com (asunto sugerido: «Habeas Data»), o comunicación escrita dirigida a Propiman S.A.S. en Medellín, Antioquia. La solicitud debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.
- Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado y se atenderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos: si el reclamo está completo, se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no fuere posible, se informará al interesado y se atenderá dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
7. Transmisión y transferencia internacional de datos
Para operar, Propiman utiliza proveedores tecnológicos que pueden almacenar o procesar datos fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos de América — país declarado con nivel adecuado de protección por la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017). Las categorías de proveedores incluyen: infraestructura y alojamiento en la nube, bases de datos, entrega de correo electrónico, analítica de producto y sitio web, mensajería (WhatsApp Business, operado por Meta Platforms), CRM comercial, y pasarelas de pago (estas últimas operan en Colombia). Con dichos proveedores se mantienen condiciones contractuales de confidencialidad y seguridad acordes con la ley colombiana.
8. Cookies y tecnologías similares
En propiman.com usamos:
- Cookies funcionales y de atribución: incluida una cookie propia (
pm_lead) que nos permite reconocer visitas provenientes de nuestras comunicaciones comerciales y asociarlas a la empresa contactada, y recordar su solicitud de demo. - Cookies y herramientas de analítica: (PostHog y herramientas equivalentes) para medir el uso del sitio, incluidas reproducciones de sesión, con el fin de mejorarlo.
Usted puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; el sitio seguirá funcionando, aunque algunas funciones (como recordar su solicitud) pueden verse afectadas.
9. Medidas de seguridad
Propiman adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: cifrado en tránsito, cifrado de credenciales sensibles en reposo, control de acceso por roles, registro de actividad, segregación de los datos de cada organización y copias de seguridad. Ninguna medida garantiza seguridad absoluta; ante un incidente que afecte datos personales, Propiman actuará conforme a la ley, informando a la SIC y a los Responsables o titulares cuando corresponda.
10. Conservación de los datos
Los datos se conservan mientras exista la relación contractual o comercial que justifica su tratamiento y, después, por los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales (contables, tributarias, de conservación documental) o para la defensa de intereses legítimos en reclamaciones. Los datos tratados como Encargado se conservan y suprimen conforme al contrato con el cliente Responsable (ver los Términos y Condiciones). Cumplidos los plazos, los datos se suprimen o anonimizan.
11. Vigencia y cambios de esta política
Esta política rige desde el 22 de julio de 2026 y permanecerá vigente mientras Propiman realice tratamiento de datos personales; las bases de datos se mantendrán por los períodos indicados en el numeral 10. Propiman puede modificar esta política; los cambios sustanciales se anunciarán en propiman.com y, cuando la ley lo exija, se comunicarán a los titulares. La versión vigente estará siempre disponible en propiman.com/privacidad.